Una parola nuova: smart working. Ecco la definizione di cos’è, come funziona in Italia. In più alcuni software e le app giuste per rendere davvero agile il lavoro online!
L’emergenza COVID-19 ha accelerato di non poco la diffusione dello smart working (lavoro agile). In questo post cercherò di fare chiarezza sulla definizione corretta, per poi arrivare agli strumenti e le app che ci possono rendere meno traumatica questa “nuova” forma di lavoro da casa.
Indice dei Contenuti
Definizione:
«… una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa.»
Fonte Wikipedia
In parole semplici, lavorare da dove si vuole (anche da casa), sfruttando la tecnologia, senza necessariamente “timbrare il cartellino”.
Flessibilità, organizzazione, autonomia e collaborazione sono le parole chiave in questa innovativa modalità di lavoro che è diventata essenziale data l’emergenza che tutti stiamo vivendo.
La normativa sul lavoro agile in Italia
In Italia si è iniziato a parlarne nel 2014 grazie ad una proposta di legge che aveva l’obbiettivo di dare una maggiore flessibilità al mondo del lavoro. Proprio allora è stato introdotto il termine “lavoro agile”.
Nel 2016 in un disegno di legge collegato al Patto di Stabilità, nell’ambito della riforma nota come Job Act, il tema è ritornato alla ribalta. Per le Amministrazioni Pubbliche (PA) vengono introdotte delle misure volte ad agevolare questo nuovo modo di lavorare.
Solo nel 2017 grazie alla Legge 81 (L.81/2017) questa innovativa modalità lavorativa viene regolata anche dal punto di vista normativo.
Nel D.P.C.M. 1 marzo 2020, a seguito delle misure emanate dal Governo per contrastare il coronavirus, è stato sancito che fino al 31 luglio 2020, questa modalità di lavoro può essere attuata anche senza accordi diretti tra datore di lavoro e lavoratore.
Nel Decreto Legge 2 marzo 2020, n.9 vengono snellite le procedure di attuazione dello smart working da parte delle Amministrazioni Pubbliche. Con la modifica dell’art.14 comma 1 della L.7 agosto 2015,n. 124, viene definitivamente sancito che non è più una misura sperimentale.
In fine nella Circolare n. 1 del 2020 enella Direttiva n. 2.del 2020 viene ribadito che per le PA non solo il lavoro agile è una modalità di lavoro ordinaria, bensì una procedura da attuare in maniera prioritaria.
Questa carrellata di leggi e decreti conferma solo quello che avevamo già capito tutti, lo smart working è ormai una realtà che ormai fa parte della nostra vita lavorativa.
Gli strumenti giusti ed il giusto mindset fanno la differenza
Per tanti professionisti e freelance era già una consuetudine utilizzare le diverse forme di “telelavoro”. Per la maggioranza delle persone invece questa novità potrebbe apparire un po’ ostica. Del resto, si sa che spesso l’innovazione può spaventare, allo stesso tempo però, è altrettanto vero che con l’utilizzo degli strumenti giusti ci si abitua presto. Avere un atteggiamento di apertura e magari di curiosità può rendere il tutto più semplice. Scoprire dei nuovi modi di lavorare, sicuramente contribuirà a dare nuovi stimoli alla nostra attività lavorativa.
Anche se i fattori in gioco sono tantissimi, la tecnologia svolge un ruolo importantissimo, siamo tutti, chi più chi meno, costretti a fare un balzo in avanti riguardo a strumenti e mezzi di lavoro, soprattutto riguardo a quelli informatici.
Aldilà dei software e delle piattaforme di gestione aziendale, sia private che della PA che obbligatoriamente dobbiamo usare, esistono diversi strumenti ed app che possono contribuire a renderci questa nuova esperienza lavorativa ancora più… agile!
5 app e strumenti essenziali
Trello
Trello è un app disponibile sia per i dispositivi mobili che in versione desktop, accessibile dal web. È lo strumento essenziale per chi lavora in gruppo.
Si possono creare delle bacheche ed all’interno di esse delle liste con delle schede. Niente di tanto lontano ad una lavagna che sicuramente avrai nel tuo spazio di lavoro tradizionale.
All’interno di ogni lista si possono aggiungere ad esempio degli allegati, delle check list, si può inserire una scadenza alla singola scheda. La peculiarità che rende quest’app utile, è il fatto che chi gestisce la bacheca può aggiungere dei collaboratori. Un’altra funzione interessante è il sistema di messaggistica integrato in ogni lista.
Grazie a Trello, la discussione tra i membri è molto più agile, si guadagna tempo ed ogni singolo progetto è catalogato e può essere sviluppato anche a distanza mantenendo comunque una perfetta organizzazione nei tempi e nei modi di esecuzione.
Essendo self hosted, puoi accedere da qualsiasi piattaforma e ritrovare i tuoi contenuti. Grazie ai Power-Up avrai delle funzioni aggiuntive per potenziarlo. Si riesce ad utilizzare tranquillamente in versione gratuita. Invitando dei collaboratori avrai dei mesi aggiuntivi di utilizzo di Trello Gold (versione a pagamento). È molto semplice da utilizzare, anche se a prima vista sembri complicato, dopo cinque minuti di utilizzo anche il tuo collega meno avvezzo alla tecnologia saprà utilizzarlo. Lo uso da tempo e lo trovo insostituibile.
Alternative: Tuleap, Kanboard, Restyaboard, Taiga, Wekan.
DropBox
Un modo per evitare decine di email e messaggi whatsapp contenenti file? Eccolo, DropBox! Con quest’app accessibile da tutte le tue piattaforme, potrai condividere file e cartelle. Semplicemente condividendo il link, potrai condividere anche file di dimensioni elevate. Si può scegliere se dare la possibilità di modificare o semplicemente di visualizzare i file.
Oltre che ad essere utile per la condivisione tra collaboratori, DropBox è utile anche quando lavori da solo e vuoi avere i tuoi file accessibili da qualsiasi dispositivo connesso alla rete internet. Se non hai tantissimi file di dimensioni eccessive, anche la versione gratuita di base va più che bene. In ogni momento, se lo desideri, puoi fare l’upgrade alla versione DropBox Business.
Alternative: Google Drive, Sync.com, Microsoft OneDrive, Tresorit.
Whatsapp Web
Hai tanti messaggi Whatsapp in arrivo? Lo utilizzi spesso per lavoro? Allora non non puoi fare a meno di utilizzare la versione web della più diffusa app di messaggistica di proprietà Facebook. Comodissima per inviare file dallo smartphone al PC e per rispondere velocemente ai messaggi utilizzando la più comoda tastiera del PC. Per accedere basta accedere alle impostazioni della tua app dallo smartphone ed inquadrare il codice QR presente sulla pagina web. Magicamente appariranno sullo schermo tutti i tuoi messaggi. Oltre che a quella Web, esiste una versione in app per PC.
Zoom Cloud Meeting
In questo periodo le video chiamate sono diventate un mezzo di comunicazione ancora più diffuso di quanto lo erano prima. L’app Zoom Cloud Meeting ha registrato un aumento dei download del 1300%. Se l’hai utilizzata ne comprenderai sicuramente il motivo. Tra le app per videoconferenza è sicuramente quella dall’interfaccia più semplice ed intuitiva.
Per utilizzarla, basterà accedere creando un account oppure utilizzando le proprie credenziali Google o Facebook, iniziare un meeting ed inviare un link di invito o il proprio personal ID agli interlocutori per permettergli di accedere alla “room”.
C’è la possibilità di condividere schermate del PC, oppure di registrare la video chiamata.
Alternative: WebEx Meetings, Skype, Facebook Messenger.
TeamViewer
Ho lasciato per ultimo questo strumento, non perché meno utile, anzi… Come vedrai in alcuni casi può risultare davvero risolutivo. Hai un collaboratore che ti bombarda di telefonate perché non riesce a fare qualcosa al PC? Magari ti tocca impiegare preziosi minuti del tuo tempo per spiegare al telefono come deve fare per fare determinate operazioni? Niente paura ora esiste TeamViewer!
Con questo strumento potrai accedere al PC del tuo interlocutore. Grazie all’accesso remoto potrai effettuare operazioni al posto suo sul suo PC. Dovrà essere lui ad inserire eventuali password se sarà necessario, ma tu potrai liberamente usare il mouse proprio come normalmente fai dal tuo PC. Basterà scambiare il proprio ID e la password di accesso per permettere l’accesso o effettuare l’accesso a qualsiasi dispositivo abbia il software installato.
https://www.teamviewer.com/it/
Alternative: ThinVNC, AnyDesk, Chrome Remote Desktop, WebEx Meetings.
E per il futuro?
Un po tutti, per forza di cose ci siamo dovuti adattare ed essere un po più smart rispetto al passato. Allora riusciremo a sopravvivere allo smart working? Io penso di si! Anzi questa è una vera opportunità per iniziare ad utilizzare nuovi strumenti finora sconosciuti.
